Tu información merece claridad y cuidado.

1. Alcance y responsable operativo

Esta política explica cómo se recolectan, usan, almacenan y protegen los datos personales entregados a través de thesocietymed.club y de los formularios asociados a The Society.

The Society es una comunidad estudiantil que opera en el contexto de ESIC Medellín. Para efectos operativos de este sitio, The Society administra los formularios y bases de datos que se generan a partir de postulaciones, registros a eventos y otros procesos de comunidad. Si la identificación jurídica del responsable cambia, esta política será actualizada.

2. Datos que podemos recolectar

Podemos solicitar datos de identificación y contacto, como nombre, apellido, correo electrónico y WhatsApp; datos académicos o de vinculación, como institución, programa y semestre; enlaces profesionales opcionales, como LinkedIn o portafolio; y respuestas que voluntariamente entregues en procesos de postulación o registro.

No solicitamos datos sensibles como orientación política, religión, información de salud, origen étnico o biometría a través de los formularios actuales.

3. Finalidades del tratamiento

• Gestionar postulaciones a vacantes y procesos de selección de The Society.
• Gestionar registros, aforo, comunicaciones y seguimiento de eventos como THE NEW ERA.
• Contactarte cuando sea necesario para continuar un proceso que tú iniciaste.
• Organizar información interna de comunidad, operación y seguimiento.
• Generar estadísticas agregadas para mejorar convocatorias, experiencias y procesos.
• Cumplir obligaciones legales, de seguridad o requerimientos de autoridades cuando corresponda.

4. Autorización

Cuando la ley lo requiera, el tratamiento se realiza con tu autorización previa, expresa e informada. En nuestros formularios esta autorización se obtiene mediante una casilla de aceptación antes del envío.

La entrega de datos opcionales es voluntaria. Si un dato es obligatorio, lo indicaremos de forma visible porque es necesario para gestionar el proceso correspondiente.

5. Derechos de los titulares

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada cuando corresponda.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos.
• Presentar consultas o reclamos relacionados con el tratamiento.
• Solicitar la supresión de datos o revocar la autorización cuando legalmente proceda.
• Acceder gratuitamente a tus datos personales objeto de tratamiento.

6. Menores de edad

Algunas actividades de The Society pueden incluir estudiantes menores de edad invitados por colegios u otras instituciones. Cuando una persona menor de edad se registre, debe contar con autorización de su padre, madre o representante legal. El tratamiento de datos de menores se realizará respetando su interés superior y sus derechos fundamentales.

7. Proveedores tecnológicos y transferencias

Para operar el sitio podemos utilizar proveedores de infraestructura, alojamiento, base de datos y despliegue. Esto puede implicar tratamiento técnico de información en infraestructura ubicada fuera de Colombia.

Cuando corresponda, aplicaremos las reglas colombianas sobre transmisión y transferencia internacional de datos y procuraremos que los proveedores utilizados cuenten con medidas razonables de seguridad.

8. Seguridad

Aplicamos controles técnicos y organizativos razonables para reducir riesgos de acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso indebido. Ningún sistema conectado a Internet puede garantizar seguridad absoluta, por lo que revisamos y mejoramos estas medidas de forma periódica.

9. Conservación

Conservaremos los datos únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, gestionar el proceso correspondiente y atender obligaciones legales o administrativas. Cuando la información deje de ser necesaria, podrá ser eliminada, anonimizada o archivada de acuerdo con las reglas aplicables.

10. Consultas, actualización o eliminación

Para ejercer tus derechos o presentar una consulta relacionada con tus datos, puedes escribir a thesocietyesic@gmail.com. Incluye tu nombre, el proceso relacionado con tu solicitud y una descripción clara de lo que necesitas.

Antes de atender solicitudes que impliquen acceso, modificación o eliminación de información podremos pedir datos razonables para verificar tu identidad.

11. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política cuando cambien nuestros procesos, herramientas, finalidades o requisitos legales. La versión vigente estará disponible en esta página e indicará la fecha de última actualización.